מהו טיוב מידע וכיצד הוא תומך בעסקים

כולנו מכירים את המצב בו השולחן שלנו מלא מסמכים, מכתבים או פתקים עליהם כתבנו מידע כלשהו כמו מספרי טלפון, מייל או שעת החוג של הילד. אם אנחנו מאוד מסודרים, כל מסמך ופתק יקבלו את תשומת הלב הראויה להם וימוקמו במקום המתאים, כך שכשנזדקק להם נוכל לשלוף אותם בקלות. אם אנחנו פחות מסודרים, יש סיכוי לא רע שכל המסמכים ידחפו למגירה אקראית, או מספר מגירות על פי המקום הפנוי שבהן, ללא השקעת מחשבה מהו באמת המקום המתאים לאחסון כל דף או פתק. כך, כאשר נרצה לדעת מהי שעת החוג של הילד, נצטרך שוב להתקשר למורה או למתנ"ס ולבזבז זמן יקר. כך הדבר הוא גם כאשר מידע שמור במחשב. אמנם המחשב הוא מכשיר אחד, כך שאין צורך לחפש את המידע על פני מרחב פיזי גדול, אך גם חיפוש נתונים בתיקיות השונות הוא בזבוז זמן יקר.
איכות מידע נמוכה יכולה להביא להחלטות שגויות
כאשר איכות הנתונים והמידע במחשב נמוכה הדבר יכול לגרום לנזקים רבים לעסק. למערכות המידע של העסק, בהן נשמרים כל הנתונים אשר צריכים להשלף בצורה מדויקת בעת הצורך, יש השפעה על ניהול העסק על היבטיו השונים: השיווק, המכירות, התפעול ועוד. המידע השמור במערכות כולל נתונים הקשורים ללקוחות, לכלכלתו של העסק ותזרימי הכספים שלו, נתונים לגבי עובדיו ונתונים רבים נוספים. איכות נתונים לקויה פוגעת בקשר עם הלקוחות הקיימים והפוטנציאלים ולעיתים גם להפסד של כסף רב. לעיתים בעיה קטנה בהכנסת הנתונים יכולה להיות מאוד משמעותית. אם לדוגמה במקום אחד לקוח רשום כ"רמי" ובמקום אחר הוא רשום בתור "רם", הדבר יכול להוות בעיה ולא לתת מידע מדויק אודות הלקוח וזוהי רק דוגמה קטנה.
מדוע יש צורך בטיוב מידע?
טיוב מידע יביא לעבודה יעילה יותר של העסק. אם שני נציגים של החברה יפנו לאותו לקוח פעמיים ויציעו לו את אותה הצעה משום שאצל כל אחד שמו של הלקוח כתוב קצת אחרת, הדבר יעורר בקרב הלקוח מרמור ותסכול. עבודה עם מערכת נתונים יעילה ומדוייקת תאפשר קשר טוב יותר עם הלקוח, קשר שיביא לכך שהחברה תציע לו הצעות הרלוונטיות עבורו על סמך נתונים מדויקים שבמאגרי המידע. מערכת יעילה תביא לפחות טעויות חישוב אשר עלולות להוביל לתביעה מצד לקוחות או ספקים. גם התקשורת עם הלקוח או הספק תהיה יעילה יותר מכיוון ששליחת דואר אל כתובת לא נכונה או למייל שכבר אינו פעיל עלולה לבזבז לחברה זמן עבודה רב ולגרום גם לנזק כספי. מערכות המידע צריכות לפעול כך שכל המידע בהן יהיה נכון ואמיתי וגם שישלף בקלות ובאופן מלא מהמאגר. זוהי המטרה בביצוע טיוב.

מה עושים בכדי לעשות טיוב נתונים?
ראשית, יש לקחת בחשבון כי גם אם הנושא הוא אינו חלק מן העבודה השוטפת, יש לו השפעה רבה עליה ולכן על החברה להקדיש את הזמן וכוח האדם הראוי לביצוע העבודה. יש לקחת את הנושא כפרוייקט בפני עצמו אשר יש לו מנהל שיעסוק בתקופה הקרובה רק בפרוייקט זה ולא יעסוק בו בין יתר העיסוקים שלו. הנכונות להשקעה היא שם המשחק בכדי שהפרוייקט יצליח ויהיה יעיל. לאחר שמונה מנהל ועובדים אשר יהיו ממונים על הפרוייקט, יש צורך לאתר את הנתונים השגויים, במיוחד אלה שיכולים להשפיע על זכויותיה של החברה. יש לאתר גם נתונים חסרים. אם ישנו ריבוי נתונים באשר לאותו נושא או אדם יש לוודא מהו הנתון הנכון ולמחוק את הנתון השגוי. אם מדובר על פרטי לקוח, למשל, יש לפנות אל הלקוח ולקבל ממנו את המידע הנכון. השלמת נתונים חסרים יכולה להתבצע למשל על ידי סריקת מסמכים אשר היו שמורים עד כה בקלסר. ריכוז הנתונים במקום אחד חשוב לקבלת מקסימון מידע נכון על נתון כלשהו.
כמו שתגיד כל אם פולניה, סדר הוא הגורם הראשון להצלחה. כאשר חברות נתקלות בקשיים לאתר את לקוחותיהן בכדי להציע מוצר או לגבות חוב כלשהו בשל נתונים לא נכוניםהן נוכחות שאכן כך הוא.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.