סודות ניהול פרויקט מוצלח עם אפס תקלות

מאת : לבנת קיזנר**

בעולם עסקי רווי תחרות, ארגונים מחויבים לנהל את הפרויקטים שלהם באופן מדויק הן מההיבט הניהולי  והן מההיבט הפיננסי .

לא פעם שאלתם את עצמכם, כיצד  מובילים פרויקט בצורה מיטבית ? איך בונים תקשורת נכונה ובונה בין כל הגורמים הלוקחים חלק בפרויקט? כיצד מעבירים מסרים בצורה מדויקת ומפורטת? איך בונים תקציב מתאים לפרויקט בלי חריגות ? איך עומדים בלוח הזמנים של הפרויקט ?

דעו, מאחורי כל פרויקט מצליח בראש ובראשונה עומד מנהל נבון. מנהל הפרויקט בארגון ללא ספק מהווה חלק משמעותי בהצלחתו של הפרויקט בפרט ושל כל הארגון בכלל .

המושג פרויקט משמעו תכנון משאבים על מנת להגיע לתפוקות רצויות. במילים אחרות, מנהל הפרויקטים אחראי על הכול. יעד המשימה הוא נר לרגליו ועליו לתמרן בין משימות ואירועים שונים, על מנת להגיע לאותו היעד.

נשמע פשוט? לא בדיוק. למנהל פרויקטים אחראיות כבדה, עליו לדעת ולהכיר באופן מקיף את כל התהליכים השונים ואת כל המודלים בניהול. אם תפוקת העסק משולה לפרח, תהליך ניהול הפרויקטים משול לגבעול. ללא ניהול נכון של הפרויקטים בארגון, העסק עלול להתמוטט.

העולם העסקי כיום לא פשוט, השוק מאוד דינמי ותחרותי. ארגונים רבים קמים, אחרים נסגרים, וכל ארגון שואף לבדל את עצמו מן המתחרים. לכן מנהלי פרויקטים מקצועיים ומיומנים הינם נכס עבור כל ארגון המתמודד עם שינויים דינאמיים.

אז מה הם בעצם השלבים לניהול נכון של פרויקט?

השלב הראשון הוא תכנון תקציבי מקיף וריאלי של הפרויקט, אשר תואם את תקציב הארגון ושניתן באמצעותו ליישם את הפרויקט מראשיתו ועד סופו. בשלב זה חשוב לשתף את מנהל הכספים ומנהל הרכש בבניית התקציב. מנהל הרכש יכול לסייע בתמחור הפרויקט מול הספקים החיצוניים, ומנהל הכספים יסייע בניתוח ההתחייבויות של הארגון ויכולותיו הפיננסיות.

השלב השני  הוא קביעת לוח הזמנים מדויק ומפורט כנדרש לעמידה בפרויקט . בשלב הזה חשוב לשתף את כל הגורמים אשר לוקחים חלק בפרויקט, מהעובדים ועד הספקים החיצוניים. חשוב לקחת בחשבון סיכונים בלתי צפויים שעלולים לעלות במהלך הפרויקט ולגרום לשיבושים בזמנים.

השלב השלישי הוא בניית תקשורת טובה בין כל הגורמים הרלוונטיים לפרויקט, החל ממנהלי כספים וההנהלה הבכירה וכלה במנהלי שיווק , ייצור, רכש  וכו'.  יתכן שהפרויקט ינוהל על פי דרישות של לקוח, ואז יהיה עליכם לעמוד גם בקשר רציף עם הלקוח. מקרים כאלה עשויים להעמיד אתכם בין הפטיש לסדן, מאחר ולא תמיד האינטרס של הלקוח עולה בקנה אחד עם האינטרס של הארגון .

השלב הרביעי  הוא ניהול הפרויקט בפועל. מנהלי פרויקטים חייבים לשמש כמנהיגים ולנהל צוות שיביא  לתוצאות ולמימוש החזון הראשוני. אם התקציב ולוחות הזמנים הם פעמים רבות גורמים מוכתבים שאינם בשליטה,  הרי שהצוות נמצא תחת אחריותו והשפעתו הבלעדית של מנהל הפרויקט. מנהל הפרויקט הוא זה שיקבע האם הצוות יצליח במשימה או לא. למנהלי הפרויקטים עומדים כלים טכנולוגיים לצורך קידום המשימה, כולל תוכנות מקצועיות ואפילו אפליקציות מתקדמות ייעודיות לתחום.

תחום ניהול הפרויקטים טומן בחובו יתרונות רבים והערכה גדולה, אך גם אחריות מרובה. למנהל פרויקטים אסור לנהוג ברשלנות, עליו להיות דייקן וקפדן. לכן, חשוב לבחור מקום לימודים    אשר מקנה לעוסקים במלאכה את כל הידע המקיף הנדרש על מנת לעמוד בתחום בהצלחה.

בבחירת מקום לימודים, חשוב לבחור במקום אמין ובעל ניסיון מקצועי. בנוסף להקניית הידע והכלים, חשוב שהקורס הנבחר  יציג  את המודלים המעודכנים על פי המתרחש בשוק כיום, ויספק תרגול מעשי כחלק מחומר הלימוד.  סטודנטים בעלי ניסיון ניהולי, תואר רלוונטי או עסק שברצונם  לקדם, יכולים בהחלט למצוא את קורס ניהול פרויקטים של המכללה העסקית כמציע שדרוג מקצועי משמעותי. .

**הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז.  המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע     והעשרה  בתחום : ניהול כללי , ניהול פרויקטים , יעוץ עסקי , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים .

1 תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

  1. כתבה מעולה! המכללה מאוד מקצועית ועם היצע רחב של קורסים!

    שמוליק |
    הגב