קרדיט -חברת יהלום - השכרת ציוד לאירועים
בניית תקציב מסודר לאירוע היא שלב קריטי בתכנון אירוע מוצלח. תקציב מסודר יעזור לכם להישאר על המסלול, להימנע מהוצאות יתר, ולהבטיח שיש לכם מספיק כסף כדי לכסות את כל העלויות החיוניות של האירוע. במאמר זה נספק מדריך, שלב אחר שלב, כיצד לבנות תקציב מתאים לאירוע שלכם:
שלב 1: קבעו את יעדי האירוע
לפני שתתחילו לבנות את התקציב, חשוב שתגדירו את המטרות והיעדים של האירוע, כדי להבין ולקבוע מהם המרכיבים החשובים ביותר באירוע, כמה כסף צריך להקצות להם ואיזה ציוד להשכיר לאירוע.
כמה מטרות נפוצות של אירועים לדוגמה:
- שמחה משפחתית, החל מחתונה ובר מצווה וכלה בשבת גיבוש
- אירוע חברתי למעגל רחב/מצומצם
- גיוס כספים למען מטרה או ארגון
- הצגת מוצרים או שירותים ללקוחות פוטנציאליים
- חגיגת אבן דרך או אירוע מיוחד
שלב 2: הגדירו את קהל היעד
השלב הבא בבניית תקציב האירוע הוא להגדיר מיהו קהל היעד של האירוע. קביעה זו תעזור לכם לקבוע איזה סוג אירוע מתאים, למה יצפו המשתתפים ובמקרה הצורך – מהו המחיר הסביר עבור כרטיסים או חסויות.
איזה גורמים כדאי לקחת בחשבון בעת הגדרת קהל היעד?
- טווח גילאים
- מין
- תחומי עניין ותחביבים
- רמת הכנסה
- מיקום גיאוגרפי
שלב 3: בחירת מיקום האירוע
למיקום שבו יתקיים האירוע שלכם יש השפעה משמעותית על הגדרת התקציב. בעת בחירת המיקום, קחו בחשבון את הגורמים הבאים:
- קיבולת: כמה משתתפים יצטרך האירוע שלכם להכיל?
- מיקום: האם המקום נוח ונגיש לקהל היעד שלכם?
- זמינות: האם המקום פנוי בתאריכים שאתם צריכים?
- שירותים נלווים: האם יש במקום במה, ציוד תאורה וסאונד, שולחנות וכסאות וכדומה, או שתצטרכו לפנות לחברת יהלום – השכרת ציוד לאירועים?
- מזון: האם לאולם יש קייטרינג משלו, או שצריך לדאוג גם לכך?
- עלות: כמה יעלה לשכור את המקום, כולל עמלות או שירותים נוספים?
שלב 4: הגדרת תקציב השיווק והבידור
שיווק ובידור הם מרכיבים חיוניים בכל אירוע. תקציב השיווק והבידור צריך לכלול את העלות של הדברים הבאים:
- פרסום ברשתות החברתיות: האם תשתמשו בפלטפורמות מדיה חברתית (פייסבוק, אינסטגרם, טיקטוק) לקידום האירוע שלכם, ואם כן – כמה זה יעלה?
- פרסום בעיתונות: האם תצטרכו להשתמש במודעות בעיתון? בכתבות יח"צ לפני ואחרי האירוע?
- הדפסה: האם תצטרכו להדפיס פליירים, פוסטרים או שלטים כדי לקדם את האירוע שלכם? כמה זה יעלה?
- בידור: תצטרכו להעסיק את האורחים שלכם בצורה כלשהי. האם אתם מספקים להם מופע? הרצאה? DJ או תזמורת שתנגן ברקע?
שלב 5: בניית תקציב לוגיסטי
גם ללוגיסטיקה של האירוע יכולה להיות השפעה משמעותית על התקציב שלכם. התקציב הלוגיסטי שלך צריך לכלול את העלות של הדברים הבאים:
- השכרת ציוד לאירועים: האם אתם בוחרים בחברת השכרת ציוד לאירועים, או שאתם רוצים למצוא בעצמכם שולחנות וכסאות מתאימים להשכרה?
- וידאו ואודיו: כמה תעלה לכם התאורה, ההגברה ומערכת המולטימדיה?
- טכנולוגיה: אתם צריכים להרים אתר עם מערכת סליקה? אתם צריכים מחשבים ניידים לקבלת האורחים?
- אבטחה: האם אופי האירוע שלכם מצריך שכירת אנשי אבטחה לאולם, או שהאולם כבר מציע זאת בעצמו?
תגובות