עדיין מדפיסים ושולחים חשבוניות? שלושה יתרונות למעבר לחשבוניות מקוונות

אחד המפתחות לניהול עסק רווחי הוא הנהלת החשבונות שלו – וזה מתחיל, כמובן, בהקמת העסק במשרדי רשויות המס (ביטוח לאומי, מס הכנסה, ומע"מ) ובהפקה של פנקסי חשבוניות. בעבר, היו לעוסקים שתי אפשרויות: האחת, לרכוש פנקסי חשבוניות גנריים, לא ממותגים, בחנויות המשרדים (עבור עוסקים פטורים בלבד); והשנייה – להדפיס פנקסי חשבוניות וקבלות בבתי הדפוס

 

לאחר קבלת תשלום, יש למלא ידנית חשבוניות וקבלות כאלו, ולספק אותן ללקוח או לשלוח אותן בדואר, בתוך מעטפה ובצירוף בול, אל כתובתו (כמובן שתהליך זה הוא מסורבל, הוא אורך זמן, ויש צורך במעקב המתפרש על פני מספר ימים על מנת לוודא כי מסמכי הנהלת החשבונות אכן הגיעו בשלום ליעדן; כאשר מיותר לציין כי במהלך הדרך עלולות לקרות תקלות רבות).

אך כל השלבים הללו הם כבר נחלת העבר. אם אתם עדיין מדפיסים חשבוניות וקבלות וממלאים ידנית את ההכנסות עבור כל רכישה בעסק שלכם – אתם פועלים בצורה מיושנת ומכבידים על ניהול העסק. הנה שלושה יתרונות, שאנחנו בטוחים כי ישכנעו אתכם, כי הפקת חשבוניות באינטרנט היא הדרך העדיפה היום.

יתרון ראשון – זה פשוט יותר קל

הפקת חשבונית באינטרנט מבוצעת בתוך שניות בודדות, כשאתם בוחרים באופן מקוון את פרטי הלקוח (עבור לקוחות קיימים), ממלאים את הסכום לתשלום ולוחצים על כפתור. לאחר הפקת החשבונית, תוכלו לצפות בה מכל מחשב ובכל זמן (באופן מאובטח ורק לאחר שהגשתם את פרטי הכניסה לאתר, כמובן), להדפיס את החשבונית, לשלוח אותה בלחיצת כפתור אל כתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח, או להעביר אותה באופן מקוון אל מנהל החשבונות שלכם.

גם הלקוח ששילם נהנה משירות מהיר ונוח יותר, עם הפקת חשבונית מס (ו/או קבלה) שבמקום לעקוב אחר המשלוח שלה בדואר – היא מופיעה בתיבת הדואר הנכנס שלו בתוך מספר דקות. גם הלקוח, בדיוק כמו הארגון, מוזמן לשלוח אל מנהל החשבונות שלו ריכוז חשבוניות שהתקבלו בצורה מקוונת, במקום להדפיס כאלו ולשלוח אותן באופן מסורבל בדואר.

ניהול התקבולים והמסמכים מתבצע גם הוא בלחיצת כפתור – בכל שלב ובכל יום, תוכלו להיכנס למערכת ולצפות בריכוז התקבולים, החשבוניות והקבלות שהופקו לפי כל חתך או תקופה. נוח, כבר אמרנו?

יתרון שני – זה הרבה יותר אמין

חוקי הנהלת חשבונות קובעים כי חובה על כל ארגון לשמור את כלל מסמכי הנהלת החשבונות שלו למשך שבע שנים אחורה. בניגוד להנהלת חשבונות מודפסת והפקת חשבוניות וקבלות ידנית – הפקת חשבוניות באינטרנט נשמרת ומגובה בשרתים אמינים, והיא נשארת (בלי לתפוס מקום על המדף) זמינה לאורך כל שנות הקיום של העסק. זאת ועוד, מערכות להפקת חשבונית מקוונת שומרים על גיבויים תדירים (בדרך כלל בכל יום), מאפשרים כניסה, ניהול וביצוע פעולות בחשבון שלכם מכל מקום ומכל מחשב (זה אומר, שגם אם החלפתם מחשב – כל נתונים הנהלת החשבונות שלכם נשארים זמינים), ולא פחות חשוב – הכל מאובטח, והחתימה הדיגיטלית מעל מסמכי הנהלת החשבונות שלכם מגינה על המסמכים מפני זיוף.

יתרון שלישי – זה אקולוגי

כנראה שהפקת חשבונית באינטרנט היא בחירה שיש בה המון יתרונות – הן לבית העסק והן ללקוחות. אך לצד יתרונות משמעותיים אלה בניהול החשבונות שלכם, חשוב גם לזכור את ההיבטים הסביבתיים והאקולוגיים שיש בבחירה לעבור לעבוד עם חשבוניות ירוקות. למעשה, הפקת חשבוניות באינטרנט מאפשרת ניהול חשבוניות, הפקת מסמכי הנהח"ש והעברתם אל הלקוחות – וכל זאת, מבלי שיהיה צורך להדפיס ולו מסמך אחד. בקנה מידה בין לאומי, מדובר בחיסכון דרמאטי בהדפסות, ובהקטנת תביעת הרגל האקולוגית שלנו – או במילים פשוטות, פחות עצים נכרתים לטובת הדפסות מיותרות.

לא סתם תהליך הפקת חשבוניות באינטרנט זכה לכינוי "חשבונית ירוקה". זוהי באמת הבחירה הנכונה עבור איכות הסביבה.

למה אתם מחכים? זה הזמן לבחור נכון

אם אתם עדיין עובדים עם פנקסי חשבוניות וקבלות – חשוב שתדעו שהבחירה בהפקת חשבוניות באינטרנט היא גם זולה יותר ביחס להפקת החשבוניות והדפסתן, במיוחד עבור ארגונים שנוהגים לשלוח חשבוניות בדואר, עם מעטפה ובול.

זה הזמן לבחור ירוק, לבחור יעיל ונכון לארגון – עברו להפקת חשבוניות אונליין, ותיהנו מתהליך הפקת חשבוניות באינטרנט שהוא מיידי ונוח, משליחת מסמכי הנהלת חשבונות ללקוחות באופן מיידי, מהעברת כלל מסמכי הנהח"ש למנהל החשבונות שלכם בלי מעטפות ובולים – ומניהול נוח, זמין ומאובטח של כלל מסמכי הנהלת החשבונות של העסק.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.